Face à des enjeux de conservation légale et de confidentialité des données sensibles de santé, gérer les dossiers patients constitue un réel défi pour les hôpitaux et les cliniques, en constante recherche d’espace. Le recours à l’externalisation par l’intermédiaire d’un prestataire spécialisé dans la conservation d’archives médicales devient.
Le Centre hospitalier privé (CHP) Sainte-Marie d’Osny qui appartient au Groupe Vivalto l’a bien compris et fait appel à AGS Records Management depuis de nombreuses années pour externaliser ses archives médicales et administratives, mais pas que…Retour d’expérience.
Créé en 1930, le CHP Sainte-Marie d’Osny propose une offre de soins spécialisée en chirurgie et en cancérologie au cœur d’un pôle de santé de 8 hectares. Avec 186 lits et places, 53 410 journées d’hospitalisation / an et 39 055 passages aux Urgences son activité ne cesse de croître. Et le nombre des dossiers médicaux et des documents administratifs également.
Portée par une démarche d’amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins, l’équipe dirigeante du CHP Sainte-Marie a fait appel à AGS Records Management pour la gestion de ses archives médicales comme administratives dès 2005.
Le passage du bornage à l’inventaire exhaustif
À l’époque, comme dans de nombreuses cliniques en France, la méthodologie d’archivage se faisait au bornage, avec un inventaire peu précis et un défaut de datation de certains documents rendant difficile la recherche des dossiers demandés. À son arrivée, Simon Ostermann, Responsable Pôle Santé d’AGS Records Management, a proposé de changer le mode d’inventaire des prochaines externalisations en passant à l’inventaire exhaustif, destiné à ne laisser aucune unité non documentée, et offrant ainsi une vision complète et précise des archives externalisées.
Si pendant longtemps les dossiers patients étaient conservés cinq ans au sein du service archives du CHP Sainte-Marie, cette durée a diminué au fil du temps, pour atteindre aujourd’hui deux ans.
« Le déploiement de nouvelles activités explique l’augmentation du nombre de patients au CHP Sainte-Marie », indique Catherine G., responsable administrative du CHP Sainte-Marie. Tandis que « l’espace de stockage lié aux archives se réduit et nous avons toujours besoin de plus de place », souligne Martine L., agent du service archives du CHP Sainte-Marie.
Au total, le CHP Sainte-Marie externalise une fois par an entre 15 000 et 20 000 dossiers chez AGS Records Management.
S’adapter aux particularités clients
Aujourd’hui, AGS Records Management accompagne le CHP Sainte-Marie sur la conservation, la prise en charge et la communication de ses archives physiques. Mais les équipes sont également force de proposition afin de s’adapter aux demandes précises de ce client.
« Nous sommes toujours en relation avec les mêmes équipes chez AGS RM et c’est très appréciable puisqu’elles connaissent nos fonctionnements, nos problématiques et sont très présentes pour améliorer au quotidien notre gestion des archives », assure Catherine G.
Une consultation des archives plus fluide
Ainsi, les équipes d’AGS Records Management ont proposé au CHP Sainte-Marie de gérer la consultation de leurs archives externalisées via un logiciel de gestion des archives. En trois clics, les équipes peuvent demander un dossier et le recevoir dès le lendemain ou surlendemain en fonction de l’heure de commande.
« Nous apprécions la praticité du logiciel et la réactivité de la livraison par AGS Records Management, assure Martine L. Sans compter que si nous rencontrons la moindre difficulté de recherche, il suffit d’un échange de mails avec l’équipe et nous recevons notre dossier ».
Un travail interne au CHP Sainte-Marie s’appuyant sur le logiciel Mediboard a permis d’informatiser le dossier administratif et le dossier de soins de chaque patient, réduisant les besoins de consultation des archives, ainsi que les coûts liés à la livraison des documents.
« Nous sommes passés de 40 dossiers commandés par jour à seulement quelques-uns chaque mois, assure Catherine G. La digitalisation du dossier patient a permis de réorganiser notre travail en interne et de positionner les équipes d’archivage sur des missions à plus forte valeur ajoutée ».
Une destruction des documents encadrée
La destruction des documents externalisés dont la Durée d’Utilité Administrative (DUA) est échue est une opération qui permet de diminuer les volumes stockés et ainsi de réaliser des économies importantes sur les factures de conservation.
AGS Records Management mène cette campagne annuelle en étroite collaboration avec Catherine G. Le Service Relation Client lui envoie un fichier sélectionnant les archives dont la DUA est échue. Il s’agit notamment de documents administratifs, car les DUA sont plus courtes que les dossiers médicaux, qui doivent être conservés 20 ans.
« Une fois mon aval reçu, les équipes d’AGS Records Management procèdent à la destruction et l’impactent ensuite sur la facturation de conservation. La destruction permet également de dégager suffisamment de moyens pour réaliser d’autres externalisations ». indique la Responsable Administratif du CHP Sainte-Marie.
Un suivi assidu de l’évolution des problématiques clients
D’autres projets pourraient voir le jour entre le CHP Sainte-Marie et AGS Records Management. Simon Ostermann connaît les problématiques du CHP Sainte-Marie et réfléchit régulièrement à des solutions pour alléger la gestion des archives de l’institution.
« Il nous alerte sur les bonnes pratiques concernant la gestion des archives médicales et administratives. Le service archives du CHP Sainte-Marie a gagné en compétences sur le sujet, et nous avons mis en place des process performants et plus aboutis », souligne Catherine G.
Ce rôle de conseil en archivage est un atout pour le CHP Sainte-Marie dans la gestion de ses archives médicales et administratives.
« La fidélisation des clients d’AGS Records Management passe avant tout par une personnalisation des prestations et une réponse adaptée à chacune de leurs problématiques. C’est le gage d’une relation durable et de confiance ». souligne Simon Ostermann
Des projets visant à optimiser la gestion des dossiers patients
Le CHP Sainte-Marie possède un fonds d’archives très ancien qui est insuffisamment daté et documenté occupant un important espace de conservation. AGS Records Management travaille actuellement sur un projet visant à numériser intégralement ce fonds d’archives puis à proposer la destruction des dossiers patients dont la DUA est échue, avec à la clé une baisse substantielle du coût de conservation.
« La démarche envisagée peut se renforcer avec le versement des dossiers patients numérisés dans WIDOSAE®, notre système d’archivage électronique, qui peut servir de concentrateur des documents numérisés et nativement numériques pour assurer leur valeur probante. » indique Simon Ostermann.
Ainsi, l’intégration complète en copie fiable permettra aux documents du CHP Sainte-Marie de bénéficier d’une garantie juridique solide. Et la connexion de Mediboard utilisé par le CHP Sainte-Marie avec le système d’archivage électronique WIDOSAE® optimisera encore mieux la gestion des dossiers patients.
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