Gestion des archives
Traitement d’archives
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RÉCOLEMENT
TRI ET CLASSEMENT
VERSEMENT ET ÉLIMINATION
MAINTENANCE ANNUELLE
Récolement des archives
Contrôlez l’intégrité de vos archives
Bien organiser l’archivage de ses données numériques et archives papier est aujourd’hui un levier de performance et de productivité pour les entreprises et institutions publiques.
Le récolement d’archives est une opération permettant de vérifier et de répertorier les différents documents conservés, qu’ils soient au format papier ou numérique, afin de réorganiser et d’optimiser leur archivage. Obligatoire pour les archives publiques, le récolement est encadré par la loi qui en fixe la fréquence et les modalités de réalisation.
Nos Archivistes professionnels vous accompagnent dans la réalisation du récolement de vos archives. Ils réalisent l’inventaire de vos documents et identifient les différents risques pouvant nuire à leur intégrité (conditions de conservation, état matériel, état de classement…). Enfin, ils identifient les documents à détruire à l’expiration de leur durée de conservation (ou durée d’utilité administrative) et ceux à conserver pour leur valeur patrimoniale ou au titre d’archives définitives.
Tri et classement des archives
Assurez une bonne gestion de vos archives
Bien gérer ses archives permet de garantir l’accessibilité et la conservation des documents utiles à votre structure. Il est important d’établir une méthode efficace pour ordonner l’ensemble des documents papier ou électroniques depuis leur création jusqu’à leur destruction. La mise en place d’outils spécifiques est essentielle pour faciliter le tri et le classement de vos archives.
Nos Archivistes diplômés de l’enseignement supérieur encadrent toutes les opérations de traitement archivistique. Ils élaborent avec vous les instruments de recherche les plus adaptés au fonctionnement et à l’organisation de votre structure. Ils effectuent le tri puis le classement de vos archives selon leur nature et leur typologie, en tenant compte de leur durée de conservation ainsi que de leur sort final.
Préparation et réalisation de versements et d’éliminations d’archives
Optimisez la gestion des espaces dédiés à la conservation de vos archives
Eliminer régulièrement ses archives permet de gagner de la place, de faciliter et de rendre plus efficace la recherche des documents. L’élimination s’applique aussi bien aux documents papier qu’aux documents électroniques.
A l’issue de leur durée d’utilité administrative (DUA) et d’une opération de tri, les archives publiques dont la destruction est préconisée par l’Administration des archives (Service Interministériel des Archives de France, Archives départementales, etc.), peuvent faire l’objet d’une procédure d’élimination réglementaire.
Nos Archivistes se chargent de rédiger le bordereau d’élimination et de le transmettre à l’Administration des archives afin d’obtenir l’autorisation de destruction.
Pour procéder à la destruction des archives éliminables et garantir leur confidentialité, AGS Records Management propose un service dédié à la valorisation des déchets papiers par recyclage.
Les archives définitives ou historiques, quant à elles, doivent être versées au sein d’un service d’Archives définitives pour y être conservées indéfiniment. Notre équipe d’archivistes rédige alors le bordereau de versement et réalise le versement de vos archives dans le respect des prescriptions réglementaires.
Maintenance annuelle de l’archivage
Maintenez une gestion pérenne de vos archives
La régularité étant la garantie d’un archivage efficace et pérenne, nos archivistes peuvent assurer la maintenance annuelle de vos archives : classement des nouvelles archives, mise à jour des instruments de recherche, proposition d’éliminations ou de versements.
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