Mettre en place une gestion électronique de documents nécessite de modifier certaines pratiques en interne et d’impliquer directement les collaborateurs. Voici quelques conseils pour réussir votre transition.
La gestion électronique de documents va bousculer votre entreprise et lui apporter bien des avantages. Rendre l’information plus facilement disponible, limiter la circulation de documents papier, centraliser l’ensemble des documents de l’organisation ou encore sécuriser le stockage et l’accès aux documents.
De la réflexion à la mise en œuvre
Mais avant d’être pleinement efficiente, la GED doit être bien pensée et organisée. Quel est l’objectif de la GED pour l’entreprise ? Il faut réfléchir à la manière dont les équipes devront l’utiliser. La direction doit déterminer les paramètres et les indicateurs clés de performance pour mesure la progression et l’atteinte des objectifs. Avant de vous lancer, il faut établir une liste de tous les types de documents à stocker et à gérer.
S’en suit alors une importante prise de décision de la direction pour réaliser l’établissement de règles de gestion des documents. Pour une utilisation efficace et cohérente, il est nécessaire de savoir de quelle manière seront nommés, classés, stockés et supprimés les documents numériques. La mise en place par exemple d’une numérotation automatique pour certains documents permet de mieux assurer la traçabilité. Plus globalement, le recours à des process automatisés permet également de gagner du temps et de limiter les efforts des employés.
Plus de sécurité grâce à plus de formation
La direction doit également se pencher sur l’aspect sécurité et savoir qui peut accéder aux différents dossiers, notamment les plus sensibles, qui doivent être stockés sur un serveur sécurisé pour éviter toute perte ou tout piratage.
Une fois la GED bien définie, reste une étape cruciale : celle de la formation des collaborateurs. Ils seront au centre de l’utilisation du système et doivent connaître les règles de gestion des documents et leurs procédures d’utilisation. Mieux ils seront formés, plus ils seront sensibilisés aux risques de sécurité liés aux documents électroniques.
Pour faciliter leur apprentissage, mieux vaut opter pour une interface utilisateur simple et intuitive, avec un recours à un minimum de clics. Un système efficient permet aux administrateurs et aux utilisateurs de ne voir que les éléments nécessaires pour accomplir leurs tâches.
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