Dans un monde marqué par la compétitivité et la dématérialisation des données, les entreprises cherchent à optimiser les tâches principales et secondaires des différents services. Pour faciliter leur gestion, elles font de plus en plus appel à des prestataires extérieurs spécialisés dans la gestion documentaire en externalisant leurs processus métier, quels que soient le secteur et le domaine d’activité. Explications.
Depuis quelques années, les chefs d’entreprises s’accordent à dire que l’offshoring des processus métier est devenu indispensable pour le succès d’une organisation.
Et pour cause : une entreprise doit gérer de nombreuses missions afin de rester compétitive sans perdre la maitrise des coûts. En ayant recours à l’externalisation des processus métier, l’entreprise dispose d’une solution économique et efficace. Pour preuve : le marché mondial de l’externalisation est en pleine expansion.
Déléguer la charge administrative
L’externalisation des processus métier correspond à la délégation de certains processus internes par des prestataires ou fournisseurs spécialisés. Aussi appelée BPO pour Business Process Outsourcing, cette technique d’externalisation se décline en trois méthodes différentes : l’externalisation onshore (le prestataire est situé dans le même pays), l’externalisation nearshore (le prestataire est situé dans des pays limitrophes) et l’externalisation offshore (le prestataire est situé dans des pays éloignés géographiquement).
Le BPO repose sur le principe de délégation de la charge administrative. Il répond ainsi aux enjeux cruciaux pour les entreprises de meilleure performance, de diminution des coûts de production, d’optimisation de la flexibilité organisationnelle et le renforcement de la productivité. Pour beaucoup d’organisation, il permet d’intégrer les nouvelles technologies plus facilement pour automatiser les processus métier et ainsi progresser dans la digitalisation des processus documentaires.
Automatiser les processus métier
En parallèle du BPO, le BPA (Business Process Automation) renvoie à toutes les méthodes et technologies déployées afin d’automatiser les processus métier. Elle permet d’automatiser les workflows et ainsi de réduire le recours aux tâches manuelles à faible valeur ajoutée. Elle recouvre des technologies de pointe et utilise l’intelligence artificielle notamment afin d’automatiser les processus. Parmi les technologies utilisées se trouvent par exemple la RPA (Robotic Process Automation), le BPM (Business Process Management), la DPA (Digital Process Automation) ou l’IPA (Intelligent Process Automation). Le BPO et le BPA permettent d’allier l’externalisation et l’automatisation dans certains services de l’entreprise. Elle permet notamment de réduire les délais de traitement des demandes des clients.
Sélectionner les activités à sous-traiter
Les tâches concernées par ce qu’on nomme aussi l’outsourcing se divisent en deux catégories principales : d’un côté les opérations de front office (commerciales, comme la vente, le marketing ou le service technique) et de l’autre côté le back office avec les tâches administratives qui concernent avant tout les Directions Financières ou des Ressources Humaines de l’entreprise. Certaines activités ne peuvent pas être sous-traitées comme le recrutement au sens large, mais d’autres fonctions RH comme la paie ou la formation peuvent être automatisées. Des missions comme la comptabilité, la rédaction de contenus ou encore le référencement web font partie des actions que le BPO peut gérer.
Plusieurs méthodes permettent aux entreprises de définir les services à externaliser ou non, comme la méthode des 3C : pour être sous-traitée, une activité doit être chronophage, complexe et circonscrite. Mais seule une solide stratégie définie par la direction de l’entreprise et le sous-traitant permet de sélectionner les activités.
Suivre l’évolution de la transformation digitale
L’externalisation des processus métier présente des avantages notables pour les entreprises, à commencer par la réduction des coûts, puisqu’en faisant appel à des prestataires spécialisés, elles réalisent des économies en centralisant les actions des collaborateurs sur les tâches à forte valeur ajoutée. Les coûts de recrutement sont également réduits. En parallèle, la productivité de l’entreprise est améliorée et la sécurité des données améliorée grâce à des solutions logicielles comme le S.A.E. Faire appel à un expert spécialisé en dématérialisation des données devient incontournable face à l’évolution constante du secteur.
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