S’il y a un service de l’entreprise qui produit des quantités de documents et donc des archives, c’est bien celui des Ressources Humaines. Pour permettre un archivage efficace, différentes durées de conservation existent selon le type de documents relatifs aux collaborateurs. Tour d’horizon.
Les services RH doivent faire face au quotidien aux demandes des collaborateurs, à la gestion de potentiels litiges avec des employés en cas de licenciement ou d’accident du travail ou encore à des contrôles de la part de l’inspection générale du travail. La gestion des salariés peut nécessiter la production de près de 70 types de documents différents, allant du contrat de travail au bulletin de paie en passant par les entretiens d’évaluation ou autres demandes de congés. Dans tous ces cas, et dans d’autres encore, les services doivent être en mesure de fournir des documents et donc préalablement d’avoir procéder correctement à leur archivage.
Les documents RH à archiver 3 ans
Les documents relatifs aux charges sociales et aux taxes sur les salaires doivent être conservés minimum durant trois ans en tant que preuve dans vos archives.
🔍Si vous avez des collaborateurs sous convention de forfait, sachez que vous devez également conserver pendant 3 ans la comptabilisation des jours de travail de ces salariés.
Les documents RH à conserver pendant 5 ans minimum pour les documents liés à la gestion du personnel
Pour s’y retrouver, les services RH s’appuient sur les différentes durées légales de conservation des documents. Pour la plupart des documents, il est de cinq ans minimum à compter de l’arrivée du salarié dans l’entreprise :
🔍 Le registre unique du personnel doit être sauvegardé pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’entreprise (Article R1221-26 du Code du travail). A défaut de présentation ou si les mentions du document sont erronées ou incomplètes, l’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
Du côté des pièces comptables relatives aux traitements et salaires, les doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales ou les documents relatifs aux salaires, la durée est identique.
Illimité pour les documents nécessaires à la reconstitution des carrières
Pour répondre aux éventuelles demandes des collaborateurs à la fin de leur carrière, les documents nécessaires à la reconstitution des carrières du personnel, notamment les relevés de salaires annuels, sont à conserver pour une durée illimitée.
En bref : Combien de temps conserver mes documents RH ?
Vous souhaitez archiver vos documents RH pour libérer de l’espace dans vos locaux ? Contactez-nous pour tout service d’archivage de documents !
