Dans un environnement où les échanges d’informations augmentent de façon exponentielle, les entreprises doivent relever des défis de plus en plus complexes en matière de confidentialité et de sécurité des données. Entre la gestion de volumes croissants d’informations et la montée en puissance des cybermenaces, une vigilance accrue et des solutions adaptées s’imposent.
Chaque entreprise collecte et stocke une quantité toujours plus importante de données qu’elles proviennent d’échanges internes ou externes. Cette accumulation soulève de enjeux majeurs en matière de gouvernance de l’information et de sécurité, d’autant plus que de nombreuses données revêtent un caractère sensible.
Conformément au RGPD, aux réglementations nationales et aux exigences de chaque organisation, les entreprises doivent garantir la protection des informations personnelles et stratégiques. Il peut s’agir des données relatives aux salariés, aux clients, aux partenaires, mais aussi d’informations financières, commerciales ou industrielles à forte valeur ajoutée. Assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de ces données n’est plus seulement une obligation légale : c’est un impératif pour préserver la confiance des parties prenantes et la pérennité de l’entreprise. Une gestion rigoureuse et sécurisée des informations devient un véritable levier de différenciation et de résilience face aux risques numériques croissants.
Dans un monde où les échanges d’informations s’accélèrent, la confidentialité et la sécurité des données deviennent des enjeux stratégiques pour les entreprises et institutions, tous secteurs confondus et quelles que soient leur taille. D’autant plus à une époque où les cyberattaques et les risques de malveillance se multiplient. En effet, si des données stratégiques ou sensibles venaient à être compromises, cela entrainerait une violation de la vie privée ou des fuites d’informations confidentielles. En va alors la réputation de l’entreprise et une atteinte à son image, induisant alors une perte de confiance des clients et donc une perte de business.
Face à ces risques croissants, la mise en place d’une politique de sécurité des données n’est plus une simple nécessité mais devient donc un levier stratégique essentiel pour assurer la pérennité des activités.
La nécessaire conformité aux réglementations
Afin d’agir pour protéger les données, les entreprises doivent garantir une conformité au RGDP optimale, qui impose des règles strictes sur la collecte, le stockage et le traitement des données personnelles. Le non-respect de ces obligations peut exposer les organisations à des sanctions financières importantes et à une détérioration de leur image. Collaborer avec des experts de l’archivage, tels qu’AGS Records Management, permet de garantir une conformité optimale tout en sécurisant la gestion des informations.
Ainsi, l’archivage des données doit inclure des systèmes de contrôle d’accès robustes, garantissant que seules les personnes autorisées puissent consulter et modifier, les documents selon des conditions définies au préalable. Les entreprises doivent également garantir l’intégrité de leurs données archivées à long terme. Un archivage mal sécurisé peut engendrer des conséquences importantes, comme la perte de données, l’absence de traçabilité, la non-conformité règlementaires et l’inefficacité opérationnelle dans la gestion des archives. Adopter une solution d’archivage électronique conforme aux normes en vigueur devient donc un facteur clé de succès pour les entreprises.
Des solutions optimisées de stockage et d’archivage
AGS Records Management, prestataire spécialisé et certifié, propose des services d’archivage électronique externalisés hautement sécurisés, conformes aux normes en vigueur (NF Z42-013). Ces solutions permettent aux entreprises de réduire leurs coûts tout en bénéficiant d’un archivage sécurisé et évolutif.
L’un des principaux avantages d’un Système d’Archivage Électronique (S.A.E) réside dans sa capacité à gérer rigoureusement les accès aux documents et aux données, en s’appuyant sur des technologies avancées :
- contrôles d’accès basés sur des rôles,
- des mécanismes d’authentification,
- des certificats numériques,
- des protocoles de sécurité stricts.
Le S.A.E enregistre également les actions effectuées sur les documents, ce qui permet un suivi complet et renforce ainsi la traçabilité des actions.
Grâce à sa solution certifiée WIDOSAE®, AGS Records Management répond aux exigences des entreprises en matière de sécurité des données et d’archivage. Avec des certifications telles que la NF Z42-013 et des systèmes robustes de contrôle d’accès, AGS Records Management garantit la confidentialité, la pérennité et l’intégrité des données à chaque étape du cycle de vie documentaire.
De la sécurité à l’efficacité : la confidentialité des données, un enjeu stratégique
La gestion externalisée des archives, qu’elles soient physiques ou électroniques permet alors d’adapter l’espace de stockage en fonction des besoins croissants de l’entreprise, mais aussi de lui permettre d’optimiser son système de gestion documentaire avec des outils de recherche et d’indexation améliorés. Grâce aux coffres-forts numériques ou au S.A.E, les salariés accèdent directement aux fichiers dont ils ont besoin, via des fonctions de recherche avancée par mots-clés ou par typologie. Des recherches ont ainsi démontré qu’une gestion documentaire optimisée améliore la productivité des employés de 20 à 25 %. En plus d’une sécurité des données optimisée, l’entreprise gagne en efficacité et en productivité.
La sécurisation et la confidentialité des données ne sont pas qu’une obligation légale, mais une opportunité stratégique pour renforcer la résilience et la performance des entreprises. Des solutions comme celles proposées par AGS Records Management offrent une réponse complète aux enjeux actuels, en assurant la protection des données tout en optimisant les processus internes. Protégez vos données, optimisez votre gestion documentaire : contactez-nous dès aujourd’hui pour une solution d’archivage sécurisée et conforme.
