AGS RECORDS MANAGEMENT

Certification essentielle pour tout prestataire en archivage, cette norme définit l’ensemble des procédures liées au métier de l’archivage : enlèvements des archives, inventaires, modalités de conservation, gestion des communications, organisation des éliminations…

Les référentiels constituent un instrument privilégié pour atteindre les objectifs suivants :

• permettre d’identifier et différencier les services proposés par les prestataires, afin de favoriser une concurrence loyale pour un marché transparent,
• prémunir les utilisateurs contre les prestations dont les caractéristiques ne seraient pas conformes aux normes,
• permettre aux professionnels d’exercer leur activité à l’aide de prescriptions techniques clairement définies au travers d’un langage commun,
• favoriser la communication entre utilisateurs et prestataires.

Certificat NF 342

AGS Records Management est l’une des premières sociétés d’archivage à avoir obtenu, en 2010, l’agrément pour la conservation des archives publiques courantes et intermédiaires sur support papier.

AGS Records Management est également agréée par Service Interministériel des Archives de France (SIAF) pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique, via sa solution d’archivage à valeur probatoire (S.A.E).

Agrément SIAF

AGS Records Management est certifié NF 544 par l’Afnor, conformément au référentiel NF Z42-026 pour les prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier.

La norme NF Z42-026 relative à la numérisation fidèle définit et évalue la chaîne de numérisation certifiée, telles que les différentes exigences fonctionnelles, opérationnelles et techniques essentielles à la production d’une copie numérique. Elle établit les exigences pour garantir la fidélité d’une copie numérique. Les originaux peuvent être détruits puisque l’obligation de compliance est respectée. Les fichiers conservés dans un système d’archivage électronique certifié deviennent exploitables juridiquement et libèrent de ce fait l’entreprise des contraintes liées à la gestion des documents papier.

Objectif de cette norme : obtenir une copie numérique équivalente en tout point à son original papier.

Créée par l’Afnor en 2018, la certification NF 544 offre la garantie que les documents ont bien été numérisés dans les règles de l’art.

AGS Records Management, tiers de confiance certifié NF 544 pour les prestations de numérisation garantit ainsi que les exigences de la norme Z42-026 sont bien respectées.

Certificat NF 544

AGS Records Management est certifiée NF 461 par l’Afnor conformément à la norme NF Z42-013 pour son Système d’Archivage Électronique WiDOSAE®.

Cette norme garantit que l’outil respecte les règles de fidélité, d’intégrité, de pérennité et de traçabilité des documents numériques hébergés sur le long terme. Son objectif est de s’assurer que le document archivé gardera la même valeur que le document d’origine. La NF 461 présente l’ensemble des principes à respecter pour exploiter dans de bonnes conditions un S.A.E et délivrer une prestation de conservation de documents numériques conforme.

Elle est complémentaire de la norme NF 544 (norme NF Z42-026 sur la numérisation fidèle). En effet, un document numérisé selon cette dernière norme, mais conservé sans preuve de traçabilité et d’intégrité n’aura aucune valeur légale. Pour obtenir une copie fiable (valeur probatoire), il faut combiner une numérisation fidèle via la NF Z42-026 et une conservation durable dans un SAE via la NF Z42-103.

Certificat NF 461

Les métiers de l’archivage sont nativement RGPD compatibles. En tant que tiers-archiveur AGS Records Management garantit à ses clients le respect et la gestion des durées de conservation et la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Nous offrons à chacun de nos clients les moyens de respecter les contraintes qui lui incombent en matière de protection des données personnelles contenues dans ses documents. AGS Records Management c’est aussi les compétences et l’expertise d’une équipe de DPO sur lesquelles nos clients peuvent s’appuyer à travers des prestations d’audit et de DPO externalisé.