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Service numérisation de documents
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DOCUMENTS
DIGITALISATION PROCESSUS
DOCUMENTAIRES
Service de numérisation d’archives papier
Confiez vos documents d’archives à un spécialiste de la numérisation
Prestataire de numérisation depuis près de 50 ans, AGS Records Management fournit des services de numérisation d’archives papier sur-mesure aux entreprises et établissements publics.
Nos chaînes de numérisation en France et à l’international sont équipées de parcs de scanners de production haut volume, à la pointe de la technologie, capables de traiter tous types et formats de documents. Nos centres de numérisation organisés par « pôle », disposent de salles de stockage, d’espaces de préparation de documents et d’ateliers de numérisation pour assurer un contrôle et une sécurité optimales à chaque étape de traitement de vos documents.
Chaque projet de numérisation d’archives est unique, AGS Records Management dimensionne ses équipes d’opérateurs spécialisés et les moyens nécessaires aux besoins spécifiques de chacun de nos clients pour garantir le respect des délais de traitement convenus.
Nos prestations de numérisation d’archives sont certifiées ISO 9001, vous garantissant ainsi une offre de service de haute qualité pour la mise en œuvre de vos projets de numérisation d’archives.
Processus de numérisation d’archives
Indexation & Traitement
de I’information
intergration SI
Électronique
Archivage
Physique
Prise en charge et préparation des documents
Conditionnement dossier par dossier avec inventaire et transfert de vos documents par nos équipes
Dépollution des documents : agrafes & trombones….
Numérisation des documents
Numérisation fidèle ou standard
Indexation et traitement automatiques des fichiers numériques
Identification des documents numérisés LAD RAD OCR, typage, vidéocodage…
Contrôles, redressement, suppression des pages blanches…
Traitement de l’information
Transfert des fichiers numérisés vers applications et index selon un protocole sécurisé (FTPS) : GED, systèmes information métier …
Remise des livrables sur disque dur externe
Archivage électronique à valeur probatoire
Intégration dans copies numériques dans une Solution d’Archivage Électronique à valeur probatoire : S.A.E ou Coffre-fort électronique
Archivage physique des originaux ou restitution
Ou retour sur site Client
Prise en charge et preparation des documents
Numerisation Standard ou Fidele NF Z42-026
Indexation & Traitement de I’ínformation
Workflow & intergration SI
Archivage Electronique
Archivage Physique
Prise en charge et préparation des documents
Conditionnement dossier par dossier avec inventaire et transfert de vos documents par nos équipes
Dépollution des documents : agrafes & trombones….
Numérisation des documents
Numérisation fidèle ou standard
Indexation et traitement automatiques des fichiers numériques
Identification des documents numérisés LAD RAD OCR, typage, videocodage…
contrôles, redressement, suppression des pages blanches…
Traitement de l’information
Transfert des fichiers numérisés vers applications et index selon un protocole sécurisé (FTPS) : GED ,systèmes information métier …
Remise des livrables sur disque dur externe
Archivage électronique à valeur probatoire
Intégration dans copies numériques dans une Solution d’Archivage Électronique à valeur probatoire : S.A.E ou Coffre-fort électronique
Archivage physique des originaux ou restitution
Externalisation des archives dans nos centres de conservation certifiés NF Z40-350
Ou retour sur site Client
Solution de numérisation d’archives pour optimiser votre gestion documentaire
Facilitez et sécurisez le partage des documents au sein de votre entreprise
AGS Records Management propose des solutions adaptées pour la dématérialisation de tous vos documents papier :
Fonds d’archives papier existants « reprise de masse »
Dossiers du personnel, dossiers administratifs, archives, documents d’urbanisme, dossiers bancaires, dossiers de gestion locative, dossier médical … Une analyse de votre gestion documentaire est réalisée systématiquement avant chaque projet de numérisation fidèle ou standard. Elle permet d’identifier les bons choix à opérer (ex : consultation immédiate, processus de validation…) pour apporter un meilleur retour sur investissement (R.O.I.).
Courrier entrant et documents récurrents
Contrats, bons de commande, factures, lettres simples, candidatures, dossiers clients… AGS Records Management a dédié des équipes et des centres à la numérisation des courriers entrants. Grâce un processus de gestion du courrier en flux continu intégré et sécurisé, vous centralisez tous vos documents entrants et exploitez l’information en temps réel.
Stratégie globale de digitalisation de vos processus documentaires
Bénéficiez de l’accompagnement d’un expert dédié pour votre projet de numérisation d’archives
Aujourd’hui la dématérialisation est omni présente dans les entreprises ou établissements publics. Les nouvelles obligations légales ou règlementaires (RGPD) contraignent les organisations à repenser leurs méthodes de travail. Mais avant de mettre en place un projet de dématérialisation, il est primordial de définir sa stratégie globale de digitalisation : quels sont les processus documentaires qui méritent d’être automatisés ? quels documents sont les plus consultés ? Est-il nécessaire de produire des copies numériques fidèles (à vocation légale) ? Comment les intégrer au système d’information ? Combien de temps et comment stocker les documents numérisés ? …
La démarche est complexe et demande connaissances et compétences. Nos experts en solutions digitales vous conseillent dans votre démarche de dématérialisation globale pour guider les bons choix stratégiques et garantir la confidentialité et la sécurité de vos données.
Un chef de projet numérique dédié organise et coordonne les différentes étapes de votre projet de numérisation :
Définition des règles à respecter en termes de numérisation, indexation, transfert des données (intégration en GED, SAE ou SI métier) et sort final des documents destruction, archivage physique, archivage électronique.
Mise en place d’un pilote, pour valider les choix en phase de production de masse.
Phase de production : formation des équipes, paramétrage de la chaine de production, numérisation (préparation, numérisation, indexation, reconditionnement), contrôles, diffusion des livrables…
Organisation des réunions de suivi et diffusion des reportings de production.
Les 4 facteurs pour réussir votre projet de numérisation
Nos Garanties
Analyse des besoins & Conseil
Conseil par un expert digital
Analyse des besoins utilisateurs selon les typologies documentaires
Orientation à prendre en termes de format des images, niveau d’indexation…
Conduite de projet
1 équipe projet expérimentée
1 interlocuteur unique
1 phase pilote
Des réunions de suivi
1 reporting régulier
Des process et des technologies performants
Des scanners haut volume acceptant tous les formats
Des logiciels de traitement d’image performants
(OCR, LAD, RAD)
Des outils d’indexation développés par nos equipes infomatiques
Prise en compte du sort final des documents
Règles à respecter pour intégration en archivage numérique (ex : GED, SAE…)
Chaine de traçabilité continue des documents papier : de leur prise en charge jusqu’à leur archivage et leur élimination
Découvrez tous nos services de numérisation de documents
numérisation fidèle
NUMéRISATION DE PLANS ET GRANDS FORMATS
numérisation in situ
NUMéRISATION PATRIMONIALE
numérisation fidèle
NUMERISATION DE PLANS ET GRANDS FORMATS
numérisation in situ
NUMERISATION PATRIMONIALE
L’œil d’AGS Records Management : décryptage de nos experts des bonnes pratiques pour la dématérialisation de vos documents
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